אין צורך להיות מומחה בתחום האירועים כדי לדעת שאחד המפתחות העיקריים להצלחה הוא בחירה נכונה של המקום שבו תיערך החגיגה. במקרה הזה הגודל בהחלט קובע, והוא צריך להיות חלק משמעותי במשוואת הבחירה. רבים מהאירועים הנערכים כיום מוגדרים כקטנים באופן יחסי, ולכן מצריכים מקומות המתאימים להם כמו כפפה ליד. אז איך תבחרו בצורה הנכונה ביותר מקומות לאירועים קטנים?
כל הסיבות לבחור במקום קטן לאירוע קטן
יש לציין קודם כל כי ההגדרה של "אירוע קטן" היא בהחלט נזילה, כאשר אין כאן הגדרה חד משמעית: בדרך כלל מדברים על כ-250-200 אורחים כגבול בין אירוע קטן לבינוני/גדול, אבל ההגדרה עשויה להשתנות בכל אירוע או במקומות שונים לאירועים. בכל אופן, חשוב לוודא כי אותם מקומות לאירועים קטנים אכן מותאמים לאירוע מבחינת סדר הגודל. במילים אחרות: אירוע קטן רצוי שיתקיים במקום שממתג את עצמו כבית לאירועים קטנים.
יש לכך מספר סיבות: מי שעורך אירוע קטן במקום המיועד לאירועים גדולים יחסית עלול לגלות ברגע האמת שהאווירה במקום היא הכל חוץ מחיובית. נוצרת תחושה של אולם ריק ומנוכר, שאינה תורמת להרגשה של האורחים ובעיקר של חתני וכלות השמחה. בנוסף לכך, מקומות גדולים שעורכים בהם אירוע קטן עלולים לדרוש סכומים גבוהים יותר על האירוע – בין השאר משום שעריכת אירוע קטן היא מעין "התפשרות" מצדם.
דגשים בבחירה של מקומות
מעבר להתאמה של המקום לסוג האירוע מבחינת הגודל, יש להתייחס לרמה הכללית שלו: אי אפשר הרי להתפשר על טיב המקום שבוחרים. מומלץ לבצע את הבחירה רק אחרי שמבקרים במקום – ניתן לעשות זאת בזמן אירוע שנערך בו – ורואים את העיצוב, את הרמה של המערכות הטכנולוגיות, את כוח האדם וכן הלאה. ביקור אחד במקום עשוי להיות שווה יותר מאלף מילים וגם יעיל יותר מאשר צפייה בתמונות או בסרטונים בלבד. נסו לשוחח עם אנשי המקום, לשאול על אפשרויות ההתאמה שלו לצרכים שלכם ולהתרשם תוך כדי כך מהמקצועיות ומהאמינות שהם משדרים.
חשוב להגדיר את מרכיבי האירוע מבחינת התשתיות, לוח הזמנים ועוד. אין אירוע אחד אשר דומה לחברו מהבחינה הזו, והאבחנות הללו צריכות להשפיע על הבחירות שמתקבלות. עם כל השיקולים הרציונליים, בחירה של מקום לאירוע היא במידה רבה אישית או אפילו רגשית, כך שיכול להיות שתבינו לאחר ביקור במקום שהוא המתאים לכם ביותר – גם אם לא בטוח שתוכלו להסביר מה בדיוק מושך אתכם, וזה לגיטימי בהחלט.
